エクセルスケジューリング術
育児と仕事を両立させるというのは、簡単なことじゃないです。
育児では急な休みがいっぱいだ
「申し訳ありません、家族を看病するのでお休みをもらいます。」
娘が生まれてからこの３年間で、何回上司に電話をかけたことか。
産前に関してのお休みは想像がついていたし、多めに有休を用意していた。
しかし、仕事のお休みは圧倒的に「産後」が多かった。
- 娘が保育園で感染系の風邪もらってきて、保育園登園一週間停止
- 看病するママに風邪がうつり、母子ともに38℃以上の高熱状態
こうなると誰が誰を看病しているかわからない状況になり、パパが休んで看病するしかありません。
- 娘は鼻水詰まって眠りが浅く、泣きっぱなし。
- ママはご飯なんて作れる状態ですらなく。
看病で家にいるパパも、２人から風邪をもらわないように頻繁に手を洗って、マスクして看病して、とりあえずおかゆ（レトルト）を作って、、、。
、、、
家族の看病をしいて、ふと、仕事のことが脳裏をかすめます。
「あ、あの企画の納期大丈夫だったかな。。」
「復帰したら何から手を付けたらいいんだ。。」
トイレですら這いつくばって移動する妻を目の前にして、
時間があればと思って持ってきた会社パソコンは、
まったく開く時間がありません。
復帰後仕事に追われることに、ただただ震えながら考えました。
不安を取り除く、エクセルスケジューリング術です。
仕事の進捗を見える化するメリット
焦らずに、仕事の納期を調整できる
スケジュールを立てることによって、
「現状から中期的な目標を設定し、日々の進捗を確認」できます。
１週間休むことになっても、１ヶ月後のイメージが出来ていれば焦らずに予定を調整できるはずです。
周りに伝え、安心させられる
協力姿勢の同僚たちも、パパが急に３，４日休んだら心配します。
そして、仕事を心配すると思います、あらゆる意味で。
「ちゃんと自分でこなせます」というのを
仕事の進捗を見える化して伝えるのです。
反対に言うと、これが達成できるように後述する「報告内容」「報告方法」を置かれている前提に応じて、工夫する必要があります。
項目を決めよう
私は営業職であり、置かれている前提としては
- 複数で担当せず、自分が専属の担当先がある
- 販売する製品は社内で共通であり、販売ノウハウは共有されている
- チームで行うプロジェクトが１つある。
これを言い換えると
- 訪問は自分が行わないとならない
- 資料提出などは代わりの人でも可能
- プロジェクトはチームへ予定を伝える必要がある。
営業職と言っても、種類はたくさんあるし、業界によって慣習が違うので
自分の置かれている前提に応じて、項を変える必要があります。
とりあえず私の場合で説明します。
基本情報＋「進捗＋予定」＋月ごと目標
このブログのスケジュールを表にしてみました。
このスケジュールは３つのパートに分かれています。
３つのパートを順番に説明します。
基本情報
基本情報としては、ごく基本的な内容を６～８列に分類しています。
私のブログでは、
- 公園データベース江戸川区
- 〃 都営新宿
- 観光データベース東京
- 育児休暇
- 働き方改革
- ブログマーケティング
- ブログ運営
以上７列に分けています。
営業活動で言うならば「客先ごと」「エリアごと」「商品群ごと」というところでしょうか。普段管理している区分がそれにあたります。
「８列まで」というのは、自分がそれ以上は管理しきれないことと、
エクセルで表示しきれなくなるからです。
さらに、基本項目の横の行については
- 目標
- ターゲット
- 編集方針/流れ
- 記事間隔
- 編集中記事
- 状態
という行を設定し、それぞれの内容を書いています。
営業活動では、
「現在の売上額」「利益率」「PR中製品」「目標金額」「状況」などが
それにあたります。
ハッキリ言って、上司が覚えてられないから書く
上司はたくさんの部下を抱えているため、細かい部分まで覚えてられません。
だから基本情報を書くのです。
限られた行動時間の中で、どれを優先するべきか判断するための情報です。
それは「売上額」なのか、「関係度」なのか、
それぞれの会社で判断するための情報をこの基本項目に書いておきます。
進捗＋予定
毎日の進捗／予定が必要な場合は、この部分に書いていきます。
列は
- 日付
- 行事（全体会議、大まかな仕事場所など）
- 予定／進捗（各列ごと）
です。
各列ごと、「この日にこれをやる」というのを書いていきます。
プロジェクトごとに「この時期は集中して進めるんだな」とか
「ここは最近ご無沙汰してるな」というのがわかるようにします。
過去よりも、それを踏まえてこれから、の報告が大事
報告の部分を厚く書くのも良いのですが、どちらかというと「これからの予定」の部分をしっかり書いていくべきです。
「こういう課題を与えられた」という部分よりも
それを踏まえて「××日までに△△を提案する」「□□を確認しておく」という情報を、予定として記載してください。
月ごと目標
最後の「月ごと目標」は、当月以降の目標を設定します。
１２ヶ月後、６ヶ月後、３ヶ月後、１ヶ月後 と
落とし込んでこその目標ですが、とりあえず１ヶ月後の目標が設定できれば、
必然的にその先も見通すことになるので設定する価値は高いです。
落ち着くためにも必要
何かを達成するには時間が必要な場合がほとんどです。
「この期間でこれを達成すれば良い」と考えられたら、
急な看病で１週間休んでも冷静でいられるはずです。
正直エクセルでなくてもいい
ここまでエクセルでのスケジュール管理の方法を書きましたが、
エクセルでなくてもいいのです。
パソコンに不得手な年配上司がエクセルを開けず
「送信しても見てくれない」では意味がありません。
伝わることが大事なので、必要ならばエクセルを印刷して提出したり、
必要な項目を手書きして提出しましょう。
ただし、私は以下のような前提(状況)があるため、エクセルでの報告を選びました。
- 課長以下、みんなが「エクセルならば」全員閲覧できる
- 新幹線移動中の確認が多く、メール添付ならスキマ時間で確認できる。
また、特別な前提として
- (グーグルと契約しているので)メールからすぐ閲覧できる
ということも大きな要因です。
グーグルでメール添付すると
このように、いちいちダウンロードしなくても閲覧することができます。
少し文字化け(関数乱れ)などが置きますが、雰囲気を知るには十分です。
「手軽」というのは何事にも代えがたい！
前提としては、自分の仕事は「自分で」終わらせる
- 心配をかけずに自分で仕事をこなす。
そのために
- 自分の仕事を把握する、自分の仕事を見える化して安心させる。
その手段として
- スケジュールを見える化して共有する
私の環境では
- エクセルスケジューリングが便利である
という話でした。
エクセルスケジューリング術については
以上っ！
